Implementasi Odoo ERP untuk bisnis jasa konstruksi memerlukan penyesuaian khusus untuk menangani kebutuhan unik industri ini, seperti pengelolaan proyek, sumber daya, anggaran, serta pembelian material. Berikut adalah beberapa modul utama dan kustomisasinya yang harus diterapkan untuk mendukung bisnis jasa konstruksi:
1. Modul Proyek (Project Management)
Modul ini adalah inti dari operasi konstruksi, karena setiap pekerjaan biasanya dikelola sebagai proyek terpisah. Fitur utama:
Pengelolaan Proyek: Membuat, mengelola, dan melacak kemajuan setiap proyek dengan milestone dan tugas.
Customisasi untuk modul WBS (Work Breakdown Structure): Menguraikan proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil untuk manajemen yang lebih detail, menentukan budget pengadaan dan rencana pendapatan per masing-masing tugas, serta mem-breakdown proyek pekerjaan menjadi sub pekerjaan hingga beberapa level, sesuai template WBS masing-masing jenis proyek.
Customisasi untuk modul Timeline dan Gantt Chart: Membantu melacak kemajuan proyek dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.
Customisasi untuk modul S-Curve: Membantu melacak kemajuan progress pekerjaan dalam S-Curve dimana bobot masing-masing pekerjaan ditentukan terlebih dahulu.
Customisasi untuk modul laporan EVA, BCWP, ACWP dan sebagainya
2. Modul Pengadaan dan Manajemen Material
Dalam bisnis konstruksi, pengadaan material dan alat sangat penting. Fitur-fitur di modul ini mencakup:
Manajemen Supplier dan Purchase Orders: Memudahkan pengadaan material dari vendor, mengelola pemesanan, dan pengiriman.
Managemen Purchase Request yang mengacu ke WBS item dan budget yang tersedia pada WBS tersebut untuk mengontrol budgetting pengadaan barang dan jasa, relokasi budget jika dibutuhkan, atau update budget yang mungkin berdampak pada pengurangan profit.
Manajemen Inventaris: Melacak material dan alat yang masuk dan keluar dari gudang, memastikan persediaan mencukupi untuk proyek.
Modul e-Proc atau integrasi dengan sistem e-Proc existing: karena tingkat pengadaan barang dan jasa yang biasanya sangat tinggi baik dari sisi nilai maupun volume transaksi, maka proses pengadaan harus menggunakan sistem e-Proc yang embeded atau integrated dengan Odoo purchasing module
Perencanaan dan pengelolaan master data produk, kategori produk, vendor, dan price list yang matang: karena jumlah produk dan kategori biasanya sangat banyak dengan varian harga yang bermacam-macam untuk masing-masing vendor dan daerah.
3. Modul Manajemen Sumber Daya Manusia (HR Management)
Jasa Konstruksi membutuhkan pengelolaan tenaga kerja secara efektif terutama yang terkait dengan penempatan tenaga kerja pada suatu proyek konstruksi. Modul HR di Odoo dapat membantu dalam:
Manajemen Karyawan: Mengelola tenaga kerja di berbagai proyek.
Timesheet dan Absensi: Mencatat jam kerja dan absensi untuk memastikan produktivitas.
Perpindahan posisi jabatan dalam struktur organisasi dan proyek yang berpengaruh terhadap struktur gaji
Penggajian (Payroll): Mengelola penggajian berdasarkan jam kerja atau kontrak yang berlaku.
Pajak PPH21
4. Modul Manajemen Keuangan (Accounting and Finance)
Modul akuntansi sangat penting untuk memantau aliran kas dalam proyek konstruksi yang biasanya berskala besar dan panjang. Modul ini meliputi:
Anggaran Proyek: Mengelola anggaran proyek secara terpisah dan memastikan pengeluaran sesuai anggaran.
Pelacakan Biaya Proyek: Menghubungkan biaya langsung seperti tenaga kerja, material, dan overhead proyek.
Invoice & Billing: Mengelola tagihan pelanggan dan pembayaran pemasok.
Management Loan: Biasanya bisnis konstruksi mengandalkan loan dari bank-bank besar mengingat nilai proyeknya pun besar, sehingga perlu sistem untuk mengelola pinjaman ke bank, interest, bank garansi, plafond pinjaman, pembayaran cicilan, dan lain sebagainya.
5. Modul CRM dan Penjualan
Untuk bisnis jasa konstruksi, penting untuk melacak penawaran dan kontrak dari klien. Modul CRM dan penjualan mendukung:
Tracking dan Analisa Risiko suatu prospek pekerjaan
Proses keikutsertaan tender sampai menang atau kalah. Jika kalah, masuk sebagai archive database untuk analisa lebih lanjut.
Penawaran dan Kontrak Proyek: Membuat penawaran, melacak status negosiasi, dan mengubahnya menjadi kontrak proyek. Penawaran sudah dalam bentuk WBS, namun masih dalam format high level.
Customer Relationship Management (CRM): Memelihara hubungan dengan klien untuk mendapatkan proyek lebih lanjut.
Invoicing: Terintegrasi dengan modul Accounting dan Finance untuk menerbitkan invoice ke customer (pemberi kerja), men-setting termin pembayaran, dan mencatat journal entry untuk tagihan bruto, piutang usaha, dan pendapatan
Survey kepuasan pelanggan: untuk menangkap feedback dari customer dalam rangka perbaikan layanan di masa yang akan datang.
6. Modul Manajemen Alur Kerja (Workflow Management)
Alur kerja yang terintegrasi memungkinkan bisnis konstruksi mengotomatisasi proses yang berulang, seperti persetujuan anggaran, pengadaan material, dan pelaporan. Pengaturan workflow harus dinamis untuk sesuai volume dan nilai proyek, dan mengikuti dinamika perusahaan dan struktur organisasi.
7. Modul Fleet Management
Jika perusahaan konstruksi memiliki armada kendaraan atau alat berat, modul ini dapat digunakan untuk melacak pemeliharaan dan penggunaan aset tersebut. Database armada dan alat berat terintegrasi dengan modul CRM sehingga memudahkan user dalam memasukkan kelengkapan dokumen tender.
Selain itu, modul ini dapat juga digunakan sebagai profit center dimana perusahaan dapat menyewakan armada dan alat berat yang sedang tidak digunakan pada suatu proyek.
8. Modul Subkontraktor (Subcontracting)
Untuk proyek yang melibatkan pihak ketiga atau subkontraktor, Odoo memungkinkan untuk mengelola kontrak, pembayaran, dan pelaporan kinerja mereka.
Langkah Implementasi
Analisis Kebutuhan: Identifikasi proses bisnis inti dan spesifik yang diperlukan, serta modul yang paling relevan untuk diterapkan.
Perencanaan infrastruktur: harus bisa mengakomodasi jumlah user concurrent dan volume transaksi yang akan terjadi pada perusahaan
Penyesuaian Modul: Menyesuaikan modul Odoo agar sesuai dengan alur bisnis konstruksi, seperti menambah laporan khusus atau integrasi dengan alat lain yang digunakan dalam manajemen proyek.
Pelatihan dan Uji Coba: Memberikan pelatihan kepada staf untuk menggunakan sistem baru dengan optimal dan melakukan uji coba implementasi di proyek kecil sebelum mengimplementasikannya secara penuh.
Peluncuran dan Pemeliharaan: Setelah sistem berhasil diimplementasikan, lakukan pemantauan dan perawatan rutin untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
Implementasi ini dapat membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menyediakan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh operasi konstruksi.
Untuk info lebih lanjut dapat menghubungi kami atas kerjasama, solusi, kendala, dan pengalaman kami dalam mengimplementasikan Odoo untuk bisnis Jasa Konstruksi.